Foto: Divulgação Para garantir bons resultados e minimizar os problemas que podem surgir é necessário ter muita organização e ser comprometido para que tudo saia de acordo com o que foi planejado.
Contar com uma boa equipe de
serviços administrativos terceirizados, no qual os parceiros são de extrema confiança, faz com que eventos de pequeno, médio ou grande porte transforme tudo em um verdadeiro sucesso,
Qual a importância de planejar um evento?
Para que um evento obtenha sucesso é preciso garantir que todos os detalhes que envolvem o processo sejam realizados de forma hábil para que o organizador saiba lidar com o grande volume de informações e com imprevistos que podem ocorrer.
A gestão de um evento de
lavagem de tapetes persas para ser bem organizado precisa ser acompanhado pelos colaboradores envolvidos de forma minuciosa para que nada escape do controle.
O envolvimento do produtor torna-se de fundamental importância e ele precisa delegar responsabilidades, bem como eleger quais são as prioridades, acompanhando tudo o que ocorre, bem de perto.
Antes dos detalhes práticos, responder a alguns questionamentos é fundamental para obter uma visão clara das razões que vão levar a empresa a organizar um evento e destacamos algumas:
- Qual o principal diferencial do evento?
- Quais serão os convidados?
- O que o público espera desse evento?
- Como entregar aos participantes aquilo que estão esperando?
- Quais os fornecedores ideais para atuar no evento?
Todas essas perguntas levam à definição exata do plano estratégico, assegurando que todas as etapas sejam cumpridas com exatidão, atingindo os objetivos e os resultados esperados.
É sempre bom lembrar que o planejamento de
ensaio fotográfico bebê deve ser iniciado com bastante antecedência, definindo datas e traçando metas. Os fornecedores envolvidos precisam de prazos alinhados para o envio de materiais.
É dessa forma que no grande dia os participantes recebem tudo aquilo que esperam e tudo sai como o previsto. Portanto, o trato com os fornecedores é de fundamental importância nas estratégias utilizadas.
Aqueles que fornecem
guarda corpo aço galvanizado precisam cumprir a parte acordada, dentro do prazo previsto e com qualidade.
Essa parceria entre eles e a empresa deve ser de extrema confiança e eles precisam ser bem selecionados.
Dicas para planejar um evento
As pessoas que lidam com um evento nunca podem ser pegas de surpresa, em caráter de urgência, senão o prazo não será suficiente e as chances de sucesso diminuem.
Portanto, seguem algumas dicas para esse planejamento antecipado:
- Contatar e negociar com os fornecedores;
- Divulgar o evento;
- Acompanhar minuciosamente cada detalhe;
- Apostar nas tecnologias de tecnil;
- Monte um cronograma;
- Calcule o orçamento utilizado;
- Escolha a data com sabedoria;
- Defina o local criteriosamente;
- Envie os convites com antecedência.
É sempre adequado que os participantes sejam lembrados alguns dias antes do evento, para que eles possam se preparar, caso estejam envolvidos com outros compromissos.
Um passo importante é definir o orçamento para a
empresa de zeladoria e portaria, caminhar dentro dele e contratá-la com prioridade, com o objetivo de não desperdiçar dinheiro.
Negocie sempre os melhores valores e prazos de pagamento de todos os serviços, produtos e pessoas contratadas.
Nenhuma empresa tem como objetivo o prejuízo, por isso, respeitar o orçamento indica melhor performance dos responsáveis.
Portanto, não é indicado, por exemplo, que a data do evento esteja próxima das datas comemorativas, como o Natal ou o Ano Novo.
Nesses períodos os participantes já estão envolvidos com dezenas de outros compromissos e provavelmente não podem estar presentes.
Providencie com os fornecedores a
caixa de papelão grande para mudança, ela serve para transportar e acondicionar os utensílios utilizados no evento, com segurança, para que tudo seja devolvido de forma intacta, sem quebrar ou danificar.
Muitas empresas, depois do encerramento do evento, oferecem brindes como lembrança aos participantes. Eles apreciam muito essa atitude e com certeza podem falar muito bem da instituição, fazendo até uma indicação boca a boca.
Portanto, se está no planejamento a entrega de brindes, antecipe o pedido de
adesivo para vidro personalizado e torne a lembrança do evento inesquecível para que ele seja guardado na memória como um dia realmente especial.
A equipe de segurança do local e as facilidades para estacionamento são primordiais, para facilitar o acesso do público e proporcionar conforto durante o tempo em que acontecer o evento.
O local ideal não deve ser muito afastado e o espaço para o evento deve levar em consideração o número de participantes convidados, para que eles se sintam à vontade e não se aglomerem em um lugar muito apertado
.
A divulgação pode ser feita por meio das redes sociais. Afinal, as pessoas só se interessam por alguma coisa se elas souberem que existe.
Sendo assim, faça com que o bom aproveitamento do tempo seja um aliado, isso porque um bom organizador de eventos tem inúmeras decisões e providências a tomar e tudo isso precisa estar previsto em um bom cronograma, feito antecipadamente.
Portanto, a maior parte das coisas a serem feitas não devem ser deixadas para o último momento.
Visto que essa atitude evita gastos desnecessários e está relacionada à capacidade de planejamento e previsão de possíveis infortúnios, que possam prejudicar o andamento do evento.
Dito isso, é preciso que o trabalho seja realizado com uma equipe eficiente, que atue nas tarefas importantes.
O produtor deve ter uma visão global de tudo que envolve essa organização, trabalhando em conjunto com os profissionais selecionados, para que tudo seja feito no tempo certo.
Como contratar uma equipe eficiente?
Montar uma equipe eficiente para um evento não é uma missão impossível. O primeiro passo é contratar as pessoas certas, que possam suprir todas as necessidades objetivadas pela empresa, identificadas no planejamento prévio.
Se a equipe interna for pequena, contrate profissionais de eventos, que são especializados e experientes na área.
O time precisa estar alinhado com os objetivos do evento e ela precisa ter um calendários em mãos, para que possa tomar decisões com base nas prioridades, trabalhando em unidade.
Cada membro da equipe deve ser gerenciado pelo organizador do evento, para que todas as etapas sejam mantidas de acordo com o cronograma, diminuindo atrasos e tendo tempo para identificar possíveis erros e controlá-los quando necessário.
Portanto, é importante ter uma comunicação clara com a equipe, atribuindo a cada um deles as atividades específicas, com paciência e diálogo constante, com o objetivo de esclarecer dúvidas e conseguir os resultados esperados.
O sucesso nunca é alcançado apenas por uma pessoa, gentilezas como um presente simbólico ou um simples agradecimento sincero é capaz de despertar o engajamento na equipe de eventos contratada.
Isso faz diferença e contribui para a motivação quando o trabalho é realizado. Dessa forma, sempre que necessário, a empresa pode contar novamente com as mesmas pessoas envolvidas: fornecedores e colaboradores.
Todo evento gera um relacionamento, fortalece conexões e encurta caminhos entre o hoje de uma empresa e o futuro de sucesso. Planejar estrategicamente a sua realização engloba todas as dicas mencionadas.
Sendo assim, tudo deve ser colocado em uma planilha, onde estão reunidas todas as informações necessárias para que o evento atinja seus objetivos e realmente seja um sucesso.
Essas informações vão desde a infraestrutura do local até os menores detalhes, como a decoração, por exemplo, sempre se preparando para os percalços que possam surgir.
Considerações finais
Em resumo, para garantir um evento de sucesso, questões como estratégias utilizadas, escolha da equipe e organizados são fundamentais para a qualidade e o impacto do projeto junto a audiência.
Coisas como recepção, vias de acesso, iluminação, som, transportes e hotéis são coisas que nunca podem faltar na organização de um evento.
Todos os contratos e documentos que garantem a contratação dos fornecedores e de empresas terceirizadas devem estar assinados, para garantir o bom andamento daquilo que foi combinado entre as partes envolvidas.
Todos os envolvidos devem trabalhar em equipe, comunicando-se de forma clara, respeitando a tarefa específica de cada um em cada etapa de execução do evento.
As redes sociais utilizadas devem ter a mesma linguagem de divulgação, sempre trabalhando a favor da empresa e do organizador.
Uma dica muito legal é providenciar petiscos e drinks gostosos para os participantes, na hora em que for necessária uma pausa e nunca esquecer de contratar um bom fotógrafo, para que sejam registrados todos os momentos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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